Ein wesentliches Merkmal des QM-Systems nach AWO-QM-Konzept ist es, die Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsarbeit auf der Grundlage des PDCA-Regelkreises und der fachlichen AWO-Qualitätskriterien systematisch aufzubauen und überprüfbar zu machen. In den 76 Tageseinrichtungen des Fachverbandes sind diese Elemente untrennbar miteinander verbunden und bauen aufeinander auf. Eine Grundlage für die Planung der pädagogischen Prozesse bilden Beobachtungen. Diese dienen der Sammlung von Informationen zu den Kindern als Grundlage für die pädagogische Arbeit. Es wird zwischen wahrnehmender und systematischer Beobachtung unterscheiden. Wahrnehmende Beobachtung erfolgt im Gruppenalltag und wird dokumentiert durch z.B. Fotos, Aufzeichnungen in Beobachtungsbögen oder Kurzbeschreibungen auf der Rückseite von Kinderzeichnungen. Systematische Beobachtungen nehmen die Kinder mit ihren Stärken und Fähigkeiten in der Wechselwirkung zur erzieherischen Umwelt in den Blick.
Zweimal jährlich werden alle Kinder einer Gruppe nach dem Leuvener Beobachtungsmodell anhand von vorgegebenen Kriterien beobachtet. Bei diesem Beobachtungsmodell werden anhand von Signalen die Indikatoren „Engagiertheit" und „Emotionales Wohlbefinden" eingeschätzt. Es wird geprüft, was die erzieherische Umwelt bei den Kindern bewirkt. Die Ergebnisse werden in Beziehung gesetzt zu den Bildungsbereichen und in einem spezifischen Beobachtungsbogen dokumentiert, der hierfür - in Abstimmung mit Prof. Laevers, Universität Leuven - entwickelt wurde.